Nắm vững quy trình xuất khẩu hàng hóa chuẩn 2026 không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn là lá chắn vững chắc trước các rủi ro pháp lý. Bài viết này sẽ cung cấp lộ trình chi tiết từ thủ tục hải quan đến những kinh nghiệm thực chiến, trở thành kim chỉ nam giúp bạn tự tin làm chủ chuỗi cung ứng và đưa sản phẩm Việt vươn tầm quốc tế một cách bền vững 

1. Xuất khẩu hàng hóa là gì? 

Xuất khẩu hàng hóa là hoạt động bán hàng hóa và dịch vụ cho đối tác nước ngoài, trong đó hàng hóa được di chuyển ra khỏi biên giới quốc gia hoặc từ khu vực đặc thù (như khu chế xuất).

Năm 2026, xuất khẩu không chỉ đơn thuần là container trên tàu biển. Với sự ra đời của các Quy định về quản lý hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu giao dịch qua thương mại điện tử, quy trình này đã được tinh gọn, cho phép các kiện hàng nhỏ lẻ đi nhanh hơn thông qua hệ thống dữ liệu điện tử tập trung.

2. Các phương thức xuất khẩu phổ biến hiện nay

Trước khi bắt tay vào thực hiện, bạn cần xác định mô hình phù hợp:

• Xuất khẩu trực tiếp: Doanh nghiệp tự tìm khách, ký hợp đồng và làm thủ tục. Lợi nhuận cao nhưng đòi hỏi nghiệp vụ cứng.

• Xuất khẩu gián tiếp (Ủy thác): Nhờ một đơn vị dịch vụ xuất nhập khẩu đứng tên. An toàn cho người mới nhưng mất phí hoa hồng.

• Gia công xuất khẩu: Sản xuất theo đơn hàng của đối tác (phổ biến trong ngành dệt may, da giày).

• Xuất khẩu tại chỗ: Giao hàng cho đối tác nước ngoài ngay trên lãnh thổ Việt Nam.

• Xuất khẩu qua thương mại điện tử (CBEC): Bán hàng qua Amazon, Alibaba... Đây là hình thức đang được Chính phủ ưu tiên hỗ trợ với các quy trình thông quan riêng biệt.

3. Quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết qua 9 bước

Để một lô hàng "vượt biên" thành công, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các bước sau:

Bước 1: Nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng

Hãy tập trung vào nhu cầu thực tế của thị trường bằng cách khai thác dữ liệu từ Bộ Công Thương hoặc các báo cáo ngành. Việc hiện diện trên các sàn B2B như Amazon, LinkedIn hay các hội chợ quốc tế sẽ giúp bạn kết nối nhanh chóng với các nhà nhập khẩu tiềm năng.

Bước 2: Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng là khung pháp lý bảo vệ quyền lợi đôi bên. Bạn cần đặc biệt lưu ý các điều kiện Incoterms và lựa chọn phương thức thanh toán an toàn như L/C để đảm bảo dòng tiền ổn định cho doanh nghiệp.

Bước 3: Xin giấy phép xuất khẩu

Với các mặt hàng đặc thù như hóa chất hay nông sản, việc xin giấy phép từ các Bộ ngành là bắt buộc. Hãy đảm bảo tuân thủ các quy định mới nhất như Nghị định 113/2017/NĐ-CP để quá trình thông quan diễn ra thuận lợi.

Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa và kiểm định chất lượng

Hàng hóa cần được đóng gói đúng quy chuẩn vận chuyển và dán nhãn (Shipping Mark) rõ ràng. Việc phối hợp với các đơn vị kiểm định uy tín để lấy chứng nhận chất lượng sẽ giúp sản phẩm Việt dễ dàng tạo niềm tin với đối tác ngoại.

Bước 5: Mua bảo hiểm hàng hóa

Vận tải quốc tế luôn tiềm ẩn rủi ro bất ngờ. Một hợp đồng bảo hiểm phù hợp là khoản đầu tư cần thiết giúp doanh nghiệp bảo vệ tài chính và an tâm hơn trước các sự cố về hư hỏng hay mất mát trong quá trình vận chuyển.

Bước 6: Thuê phương tiện vận tải (Booking)

Dựa vào điều kiện Incoterms, bạn tiến hành đặt chỗ (booking) tàu hoặc máy bay. Nếu bán giá CIF, doanh nghiệp chủ động làm việc với Forwarder; nếu bán giá FOB, bạn chỉ cần phối hợp với đại lý vận tải do khách hàng chỉ định.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Đây là bước then chốt để hàng chính thức xuất đi. Doanh nghiệp thực hiện khai báo trên hệ thống ECUS/VNACCS. Với hàng TMĐT, việc cung cấp dữ liệu điện tử sớm sẽ giúp rút ngắn thời gian thông quan đáng kể.

Bước 8: Bàn giao hàng hóa cho hãng vận tải

Sau khi có lệnh thông quan, bạn tiến hành bàn giao container tại cảng hoặc nhập kho sân bay. Việc đảm bảo đúng tiến độ tại bước này giúp hàng hóa được xếp lên phương tiện vận chuyển theo đúng lịch trình đã định.

Bước 9: Hoàn thiện chứng từ và nhận thanh toán

Cuối cùng, bạn gửi bộ chứng từ (Vận đơn, Invoice, C/O...) cho khách hàng để nhận tiền hàng. Đừng quên cung cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để giúp đối tác của bạn được hưởng các ưu đãi thuế quan tại nước họ.

Các bước quy trình xuất khẩu hàng hóa

Đọc thêm: Incoterms là gì? Hiểu rõ về Incoterms

4. Điểm mới: Xuất khẩu qua thương mại điện tử (TMĐT)

Căn cứ vào các quy định mới về quản lý hàng hóa TMĐT xuyên biên giới, quy trình xuất khẩu hàng hóa đã có những bước ngoặt:

• Hệ thống thông tin riêng biệt: Doanh nghiệp cung cấp thông tin đơn hàng trước khi hàng đến cửa khẩu, giúp rút ngắn thời gian thông quan xuống còn vài giờ thay vì vài ngày.
• Ưu đãi cho hàng hóa giá trị thấp: Các đơn hàng nhỏ lẻ dưới một mức định mức nhất định có thể được miễn thuế xuất khẩu và đơn giản hóa hồ sơ chứng từ.
• Vai trò của các sàn TMĐT: Khi bán hàng trên Amazon, doanh nghiệp có thể tận dụng các dịch vụ logistics tích hợp (như FBA - Fulfillment by Amazon) để đồng bộ hóa quy trình từ khâu chốt đơn đến khâu giao hàng cuối cùng.

5. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ gồm những gì?

Để quy trình xuất khẩu hàng hóa diễn ra trôi chảy, bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ chuẩn chỉnh:

6. Các loại chi phí trong quy trình xuất khẩu

Việc quản trị các chi phí trong quy trình xuất khẩu hàng hóa chính xác giúp doanh nghiệp bảo toàn lợi nhuận ròng mục tiêu:

• Phí tại kho: Đóng gói, nhãn mác, lưu kho.

• Phí vận chuyển nội địa: Xe tải/Container từ kho ra cảng.

• Phí tại cảng (Local Charges): THC, Seal, THC, Bill fee...

• Cước vận chuyển quốc tế (Ocean/Air Freight).

• Phí dịch vụ hải quan (nếu thuê ngoài).

• Thuế xuất khẩu (nếu có - đa số mặt hàng tại Việt Nam được khuyến khích xuất khẩu với thuế suất 0%).

7. Kinh nghiệm xương máu cho người mới bắt đầu

Nắm vững các lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn vận hành quy trình xuất khẩu hàng hóa trơn tru và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh: 

• Kiểm tra kỹ mã HS Code: Mã HS sai dẫn đến áp thuế sai, có thể bị phạt nặng hoặc kẹt hàng.
• Đừng bỏ qua Shipping Mark: Thiếu thông tin trên thùng hàng sẽ khiến việc tìm kiếm và kiểm hóa tại cảng đích trở thành "thảm họa".
• Xác minh uy tín đối tác: Với các đơn hàng TMĐT, hãy kiểm tra xếp hạng của người mua trên sàn. Với hợp đồng lớn, hãy yêu cầu đặt cọc (Deposit) tối thiểu 30%.
• Tận dụng công nghệ: Sử dụng các phần mềm quản lý logistics để theo dõi hành trình đơn hàng thời gian thực.

Đọc thêm: Quá trình xuất khẩu hàng hóa & các lưu ý không thể bỏ qua

8. Kết luận quy trình xuất khẩu hàng hóa

Quy trình xuất khẩu hàng hóa năm 2026 đang trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nhờ thương mại điện tử xuyên biên giới. Để tối ưu vận hành, logistics và phát triển bán hàng quốc tế trên Amazon, doanh nghiệp cần một đối tác giàu kinh nghiệm đồng hành. 

AGlobal – đơn vị đối tác được Amazon Việt Nam tin tưởng lựa chọn – sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và mở rộng hoạt động xuất khẩu toàn cầu một cách bài bản, bền vững. 

Đăng ký tư vấn 1 - 1 miễn phí theo từng lĩnh vực ngành nghề của doanh nghiệp ngay Tại đây!