Chi Tiết Những Điều Cần Biết Về In Mã Vạch Hải Quan

Muốn hàng hóa thông quan nhanh chóng và hạn chế tối đa các lỗi thủ tục? Việc in mã vạch hải quan đúng quy định là một trong những yếu tố quan trọng mà mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần nắm rõ. 

1. In mã vạch hải quan là gì? 

In mã vạch hải quan là quá trình in mã vạch do hệ thống hải quan điện tử cấp trên tờ khai hoặc phiếu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Mã vạch này chứa thông tin nhận dạng của tờ khai, giúp cơ quan hải quan và đơn vị khai thác cảng tra cứu dữ liệu nhanh chóng thông qua hệ thống quét mã.

Mã vạch hải quan không thay thế các chứng từ xuất nhập khẩu khác, nhưng giúp đơn giản hóa quá trình kiểm tra, đối chiếu thông tin và đẩy nhanh thủ tục thông quan. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành logistics.

Các định dạng mã vạch hải quan phổ biến:

• Code 128 / GS1-128 (mã vạch 1D): Mã hóa số theo dõi lô hàng, mã đơn vận chuyển. Tốc độ đọc cao, phù hợp với băng chuyền logistics.
• PDF417 (mã vạch 2D dạng xếp lớp): Lưu trữ lượng lớn dữ liệu văn bản, dùng phổ biến trên chứng từ hải quan và nhãn vận chuyển quốc tế.

2. Vì sao cần in mã vạch hải quan trước khi gửi hàng ? 

Nhiều doanh nghiệp xem in mã vạch hải quan là thủ tục hành chính đơn giản. Thực tế, đây là bước kiểm soát chất lượng thông tin quan trọng nhất trong chuỗi xuất nhập khẩu.

Có bốn lý do cốt lõi:

• Hỗ trợ tuân thủ quy định xuất nhập khẩu: Đáp ứng yêu cầu quản lý và nhận diện hàng hóa của cơ quan hải quan, giảm rủi ro sai sót khi khai báo. Vi phạm có thể khiến hàng hóa bị giữ để kiểm tra, phát sinh chi phí lưu kho hoặc chậm thông quan.
• Rút ngắn thời gian thông quan: Mã vạch giúp cơ quan hải quan tra cứu và đối chiếu thông tin nhanh hơn, giảm thời gian xử lý hồ sơ và hạn chế các thủ tục kiểm tra thủ công.
• Tăng khả năng truy xuất hàng hóa: Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi lộ trình vận chuyển, kiểm tra trạng thái lô hàng và check mã vạch khi cần xác minh thông tin. 
• Nâng cao hiệu quả logistics: Hỗ trợ quản lý hàng hóa chính xác hơn, giảm thất lạc chứng từ và tối ưu quy trình vận chuyển quốc tế.

3. Những lưu ý quan trọng khi in mã vạch hải quan

Một số lưu ý dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót khi in mã vạch hải quan và đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi. 

3.1. Đảm bảo thông tin trên mã vạch chính xác

Mã HS Code (Harmonized System Code): Hệ thống phân loại hàng hóa quốc tế gồm 6 đến 10 chữ số. Giúp xác định đúng mã hàng hóa để áp dụng thuế suất và chính sách quản lý phù hợp. 

Khai báo giá trị hàng: Phản ánh đúng giá trị giao dịch thực tế theo điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, EXW). Khai thấp để giảm thuế nhập khẩu là hành vi vi phạm pháp luật hải quan quốc tế.

Xuất xứ hàng hóa: Ảnh hưởng trực tiếp đến thuế nhập khẩu và các biện pháp bảo vệ thương mại. Cần phân biệt rõ xuất xứ ưu đãi và xuất xứ không ưu đãi.

Mô tả hàng hóa: Ghi rõ tên hàng và đặc điểm sản phẩm bằng tiếng Anh. Tránh mô tả chung chung gây khó khăn cho việc kiểm tra, đối chiếu và phân loại hàng hóa. 

3.2. Chú ý chất lượng in và khả năng quét mã

Mã vạch cần được in rõ nét, đúng kích thước và có độ tương phản cao để đảm bảo thiết bị quét có thể nhận diện chính xác. Nếu mã vạch bị mờ, nhòe hoặc mất một phần dữ liệu, quá trình kiểm tra, đối chiếu thông tin có thể bị gián đoạn và làm chậm thủ tục thông quan. 

3.3. Check mã vạch trước khi xuất hàng

Trước khi xuất hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra lại mã vạch để đảm bảo có thể quét được và hiển thị đúng thông tin. Đây là bước giúp phát hiện sớm các lỗi như sai dữ liệu, mã bị mờ hoặc không thể nhận diện.

Việc kiểm tra có thể được thực hiện bằng máy quét mã vạch hoặc ứng dụng trên điện thoại. Một mã vạch rõ ràng, chính xác sẽ giúp quá trình kiểm tra, đối chiếu và thông quan diễn ra thuận lợi hơn.

Đọc thêm: Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông quan) 

4. Cách tối ưu quy trình in mã vạch hải quan cho doanh nghiệp

Bên cạnh việc in đúng quy chuẩn, doanh nghiệp cần tối ưu quy trình in mã vạch hải quan để hạn chế sai sót và đảm bảo hàng hóa được xử lý thuận lợi. 

4.1.  Chuẩn hóa dữ liệu trước khi in

Dữ liệu là yếu tố quyết định chất lượng của mã vạch hải quan. Trước khi in, doanh nghiệp cần rà soát kỹ thông tin hàng hóa, xuất xứ và các dữ liệu trên tờ khai để đảm bảo tính thống nhất. Điều này giúp giảm sai sót khi khai báo và thuận lợi hơn trong quá trình đối chiếu thông tin. 

4.2. Kết hợp check mã vạch trong quy trình kiểm tra hàng hóa

Check mã vạch nên được thực hiện ở nhiều khâu trong quá trình xử lý hàng hóa để kịp thời phát hiện lỗi.

• Sau khi in mã vạch: Kiểm tra khả năng quét và tính chính xác của dữ liệu.
• Sau khi dán nhãn: Đảm bảo nhãn không bị nhăn, mờ hoặc che khuất.
• Trước khi xuất hàng: Đối chiếu lại mã vạch với chứng từ để hạn chế sai sót khi vận chuyển và thông quan.

4.3. Xây dựng quy trình kiểm soát mã vạch nhất quán

Mỗi lô hàng nên được áp dụng cùng một quy trình từ tạo dữ liệu, in mã vạch hải quan đến check mã vạch trước khi xuất hàng. Điều này giúp hạn chế sai lệch thông tin giữa mã vạch, tờ khai và chứng từ vận chuyển, đồng thời thuận tiện hơn khi tra cứu hoặc đối chiếu dữ liệu. 

Đọc thêm: Xuất khẩu hàng hóa và những điều cần biết 

5. Kết luận

In mã vạch hải quan đúng quy chuẩn giúp doanh nghiệp giảm rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu, đồng thời tối ưu hoạt động quản lý và vận chuyển hàng hóa. Đầu tư vào quy trình in và check mã vạch ngay từ đầu là cách đơn giản để hạn chế sai sót và đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi. 

Đồng hành cùng doanh nghiệp bán hàng hiệu quả trên Amazon.

Kết nối ngay Tại đây để nhận tư vấn 1-1 miễn phí cùng những chuyên gia hàng đầu của AGlobal.