COA là gì? Toàn bộ kiến thức về COA trong xuất nhập khẩu 2025

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận phân tích COA đóng vai trò rất quan trọng trong việc xác nhận chất lượng và thành phần của sản phẩm. Hiểu rõ COA là gì, vai trò và nội dung của nó sẽ giúp doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục liên quan đến hoạt động thương mại một cách dễ dàng và an toàn hơn.

1. COA là gì?

COA (Certificate of Analysis) hay “Giấy chứng nhận phân tích” là một loại giấy tờ do phòng kiểm nghiệm hoặc nhà sản xuất có thẩm quyền cấp, nhằm xác nhận rằng sản phẩm đã được kiểm nghiệm và phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật, hóa lý cũng như thành phần quy định.

Khi tìm hiểu COA là gì, bạn cần biết rằng trong COA, các thông số chất lượng được thể hiện rất rõ ràng, bao gồm: hàm lượng hoạt chất, độ ẩm, độ pH, thành phần dinh dưỡng, mức kim loại nặng hay những yếu tố gây hại khác. Tùy từng loại hàng hóa mà nội dung trên COA sẽ có các chỉ tiêu khác nhau.

Không chỉ giúp minh bạch thông tin và bảo đảm chất lượng hàng hóa, COA còn đóng vai trò như bằng chứng pháp lý quan trọng để các bên liên quan yên tâm về chất lượng sản phẩm. Và đặc biệt hữu ích trong hỗ trợ hoạt động sản xuất, phân phối, xuất nhập khẩu và giao dịch quốc tế của doanh nghiệp.

2. Vai trò của giấy COA trong xuất nhập khẩu

Trong rất nhiều quy trình, việc nắm rõ COA là gì và tầm quan trọng của COA là điều bắt buộc. Đây là loại chứng từ quan trọng từ bước kiểm tra hàng tại cảng đến khi làm thủ tục hải quan, nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng trước khi thông quan.

Đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng
COA cung cấp hệ thống thông số rõ ràng và chính xác về sản phẩm, giúp nhà nhập khẩu đánh giá được mức độ an toàn và tính phù hợp của hàng hóa. Nhờ đó, rủi ro bị trả lại hoặc tịch thu hàng vì không đạt chuẩn được giảm thiểu đáng kể.

Tăng cường tính minh bạch và uy tín doanh nghiệp
Khi hiểu đúng COA là gì và chuẩn bị COA đầy đủ, sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao độ tin cậy của mình trong mắt đối tác, khách hàng và cơ quan chức năng. Đây cũng là yếu tố góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và minh bạch trên thị trường toàn cầu.

Hỗ trợ thông quan thuận lợi
Khi hàng hóa có COA đầy đủ và phù hợp, quy trình kiểm tra và làm thủ tục hải quan diễn ra nhanh chóng hơn. Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng bị giữ hàng, chậm tiến độ hoặc thiệt hại về tài chính và uy tín.

3. Những sản phẩm nào cần có chứng nhận COA?

Không phải tất cả hàng hóa đều yêu cầu giấy chứng nhận COA, nhưng với các nhóm sản phẩm có tiêu chuẩn nghiêm ngặt, việc hiểu COA là gì và khi nào cần COA là vô cùng quan trọng. Quy định này có thể đến từ pháp luật, thị trường nhập khẩu hoặc yêu cầu của khách hàng.

Một số nhóm sản phẩm phổ biến bắt buộc có giấy chứng nhận COA bao gồm:

3.1. Nhóm sản phẩm nông - thực phẩm

Các sản phẩm như gạo, rau củ quả, thịt, hải sản, thực phẩm chế biến, đồ uống hay gia vị đều phải có COA khi tham gia thị trường quốc tế. COA trong nhóm này thường cần kiểm tra kĩ lưỡng về:

Xác minh thành phần
Hàm lượng dinh dưỡng (protein, carbohydrate, vitamin...)
Chỉ tiêu an toàn (vi sinh vật, hóa chất tồn dư, thuốc bảo vệ thực vật, chất cấm...)
Chỉ tiêu lý hóa (độ ẩm, độ pH, chỉ số kim loại nặng...)

Những kiểm nghiệm này giúp chứng minh sản phẩm đáp ứng quy chuẩn an toàn thực phẩm, bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng và phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế như FDA, EU, Codex…

3.2. Nhóm sản phẩm công nghiệp - hóa chất

Đối với hóa chất, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, chất tẩy rửa hoặc nguyên liệu sử dụng trong sản xuất, COA đóng vai trò xác nhận đặc tính hóa học và mức độ an toàn về:

Độ tinh khiết của hóa chất
Sự có mặt của các tạp chất độc hại
Nồng độ các thành phần hoạt tính
Tính ổn định và điều kiện bảo quản

Các ngành như sản xuất nhựa, dệt may, điện tử hoặc vật liệu xây dựng cũng thường yêu cầu COA cho từng lô nguyên liệu để đảm bảo chất lượng đầu vào. Đây chính là lý do doanh nghiệp cần nắm rõ COA là gì và chuẩn bị COA đúng chuẩn.

3.3. Nhóm mỹ phẩm - dược phẩm

Đây là nhóm có yêu cầu khắt khe nhất về COA do liên quan trực tiếp đến sức khỏe con người.
COA trong nhóm này giúp xác minh:

Thành phần hoạt chất và hàm lượng
Độ tinh khiết, độ ổn định của sản phẩm
Khả năng gây kích ứng, độc tính hoặc ảnh hưởng phụ
Sự phù hợp với tiêu chuẩn GMP, ISO hoặc dược điển (USP, EP, JP…)

Đối với dược phẩm và thực phẩm chức năng, COA còn là tài liệu quan trọng trong hồ sơ đăng ký sản phẩm tại các cơ quan quản lý (Bộ Y tế, FDA…).

Đọc thêm: Top 10 mặt hàng Việt Nam xuất khẩu chủ lực năm 2025

4. Nội dung cần có trong giấy chứng nhận COA

Khi tìm hiểu COA là gì, phần quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần nắm được chính là nội dung COA. Một giấy chứng nhận COA tiêu chuẩn phải thể hiện đầy đủ các thông tin kỹ thuật cần thiết để chứng minh chất lượng, mức độ an toàn và tính phù hợp của sản phẩm trước khi lưu hành hoặc xuất nhập khẩu.

Mẫu giấy COA

4.1. Thông tin nhận dạng sản phẩm (Product Identification)

Nhóm thông tin này giúp xác định chính xác sản phẩm và truy xuất nguồn gốc lô hàng:

Catalogue Number (Mã danh mục)
Lot/Batch Number (Số lô sản xuất)
Tên sản phẩm (Description)
Cấp độ tinh khiết (Grade)
Mục đích sử dụng (Application)
Hình thái, trạng thái sản phẩm (Appearance)

Đây là phần bắt buộc để phân biệt từng lô hàng, đảm bảo truy xuất và ghi nhận chính xác trong quá trình kiểm nghiệm.

4.2. Ngày kiểm nghiệm và hạn sử dụng (Release & Expiry Information)

Ngày kiểm nghiệm và thời hạn sử dụng thể hiện thời điểm sản phẩm được kiểm tra hoặc phát hành kết quả, cùng hạn sử dụng hoặc hướng dẫn về thời gian dùng sau khi mở. Hai thông tin này giúp doanh nghiệp đánh giá độ ổn định của sản phẩm và xác định thời điểm cần thử nghiệm lại hoặc loại bỏ hàng hóa khi cần.

4.3. Bảng chỉ tiêu phân tích (Analytical Test Parameters)

Phần trọng tâm của COA là bảng chỉ tiêu phân tích (Analytical Test Parameters), phản ánh toàn bộ kết quả thử nghiệm thực tế. Đây là căn cứ để đánh giá sản phẩm có đạt yêu cầu kỹ thuật theo quy định hoặc thị trường nhập khẩu hay không. Các chỉ tiêu bao gồm:

Result Name (Tên chỉ tiêu phân tích): độ tinh khiết, kim loại nặng, tạp chất, pH...
Test Value (Giá trị đo được)
Units (Đơn vị đo)
Specification (Chỉ tiêu/giới hạn tiêu chuẩn)

4.4. Độ tinh khiết và tạp chất (Purity & Impurities)

Bên cạnh đó, mức độ tinh khiết và tạp chất trình bày hàm lượng tinh khiết của sản phẩm, giới hạn tạp chất vô cơ, kim loại nặng. Phần này nhằm chứng minh sản phẩm an toàn cho người dùng và phù hợp để được lưu hành trên thị trường.

4.5. Các thông số hóa lý đặc trưng (Physicochemical Properties)

Tùy theo loại sản phẩm, COA có thể thể hiện thêm các thông số hóa lý đặc trưng, chẳng hạn như: pH của dung dịch, hàm lượng chloride, nitrogen hoặc silicon, độ ẩm, nồng độ ion hay chỉ số ổn định. Các chỉ số này giúp đánh giá đặc tính hóa học, mức độ ổn định và khả năng bảo quản sản phẩm trong quá trình sử dụng.

4.6. Truy xuất nguồn gốc và chứng nhận hệ thống (Traceability & Quality Management)

Phần này thể hiện mức độ minh bạch trong sản xuất và kiểm nghiệm, bao gồm:

Cam kết tuân thủ hệ thống quản lý chất lượng (như ISO 9001:2015)
Ghi chú từ nhà sản xuất về trách nhiệm sử dụng
Thông tin hỗ trợ truy xuất lô hàng khi cần

Đây là yếu tố quan trọng trong xuất nhập khẩu để tăng niềm tin cho đối tác và cơ quan quản lý.

4.7. Thông tin bổ sung (Additional Information)

Cuối cùng, mục thông tin bổ sung có thể bao gồm điều kiện bảo quản, cảnh báo an toàn, hướng dẫn thao tác hoặc ghi chú về thiết bị và phương pháp thử. Những nội dung này giúp hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật, đảm bảo hàng hóa được xử lý và sử dụng đúng quy chuẩn.

5. Những yêu cầu cơ bản của một COA hợp lệ

Khi tìm hiểu COA là gì, nhiều doanh nghiệp thường quan tâm trước tiên đến tính hợp lệ của loại chứng từ này. Một COA hợp lệ trước hết phải được phát hành bởi tổ chức kiểm nghiệm độc lập, hoặc phòng thí nghiệm đạt chuẩn quốc tế như ISO/IEC 17025. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chứng minh sản phẩm đã được kiểm định bởi bên thứ ba có chuyên môn và đảm bảo kết quả phân tích có độ tin cậy và được các thị trường nhập khẩu chấp nhận.

Bên cạnh đó, mẫu kiểm nghiệm được sử dụng để phân tích phải là mẫu đại diện cho toàn bộ lô hàng. Điều này có nghĩa kết quả trên COA phản ánh chính xác chất lượng chung, không phải chỉ một phần nhỏ của sản phẩm. Việc lấy mẫu thường được tiến hành ngay tại nhà máy, kho vận của nhà xuất khẩu hoặc tại các điểm trung chuyển quốc tế để đảm bảo quá trình giám sát khách quan.

Quy trình phân tích của COA cần được thực hiện theo một chuỗi bước chuẩn hóa, để giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính nhất quán giữa các lần kiểm định. Các bước theo quy trình bao gồm:

Tiếp nhận và mã hóa mẫu
Quản lý, bảo quản mẫu đúng quy định
Tiến hành kiểm nghiệm theo phương pháp phù hợp
Đối chiếu và xác nhận kết quả
Lập báo cáo rõ ràng, minh bạch

Ngoài các yếu tố trên, COA hợp lệ phải thể hiện đầy đủ thông tin như tên sản phẩm, số lô, ngày kiểm nghiệm, các chỉ tiêu phân tích, kết luận chất lượng và đơn vị phát hành. Toàn bộ nội dung trên giấy chứng nhận phải rõ ràng, không tẩy xóa, không sửa đổi và phải còn thời hạn hiệu lực theo yêu cầu của cơ quan quản lý hoặc thị trường nhập khẩu. Những tiêu chí này giúp COA có giá trị pháp lý và tránh bị xem là tài liệu không hợp lệ.

Đọc thêm: Thủ tục cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá chi tiết 2025

6. Kết luận

Giấy chứng nhận phân tích (COA) chính là cầu nối giúp doanh nghiệp, nhà xuất nhập khẩu đảm bảo hàng hóa của mình đạt tiêu chuẩn, an toàn và hợp pháp trên thị trường quốc tế. Hiểu rõ COA là gì và sử dụng giấy COA đúng chuẩn, đầy đủ không chỉ giúp quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu thuận lợi hơn mà còn nâng cao uy tín, phù hợp với các quy định của pháp luật và yêu cầu của đối tác.

AGlobal - giải pháp TMĐT xuyên biên giới tốt nhất cho doanh nghiệp.

Đăng ký tư vấn 1 - 1 miễn phí theo từng lĩnh vực ngành nghề của doanh nghiệp ngay Tại đây!